Por eso, hace ya unos años que recurrí a un organizador personal en el PC. Son programas que hacen las veces de agenda, listín telefónico, recordatorio de tareas y, algunos de ellos, buzón de correo electrónico, con evidentes ventajas sobre las agendas tradicionales en papel.
Los programas de este tipo se cuentan por miles, pero no todos son buenos. En esta comparativa, vamos a analizar cuatro servicios on-line, que residen en Internet y a los que accedemos desde el navegador, y otros cuatro programas que se instalan en el PC.
La decisión entre utilizar los primeros o un programa convencional es muy personal y tiene que ver con nuestro estilo de vida. La principal ventaja de un servicio on-line es su accesibilidad desde cualquier PC con Internet, pero también tenemos programas convencionales que podemos portar instalados en nuestro llaveroUSB y que pueden ser utilizados desde cualquier ordenador del mundo.
El complemento ideal de cualquier organizador personal es el teléfono móvil o la PDA pues no sólo tendremos en orden nuestras citas y tareas sino que dispondremos de una alarma en nuestro bolsillo que nos recuerde lo más importante.
Los gestores de información personal son mucho más que una agenda, un listín telefónico o un recordatorio de tareas pendientes.
Algunos de los programas analizados son capaces de enviar un SMS de aviso a nuestro móvil, mientras otros sincronizan su contenido con nuestro móvil o PDA. A falta de estas funciones, siempre queda la alternativa de imprimir de vez en cuando un resumen en papel.
Las funciones principales de estos programas son la de contactos, donde apuntar los teléfonos, correo electrónico y otros datos de nuestros conocidos y la de agenda o calendario, que mantiene nuestras citas y la de tareas pendientes.
Adicionalmente, algunas de las aplicaciones analizadas funcionan también como clientes de correo electrónico. Todo un derroche de tecnología que nos enfrenta finalmente a la gran pregunta: ¿por nombre o por apellido?
Agendas on-line
Anywr | Valoración 9,1 | Calidad/Precio9,1
Contacto: Anywr
Estamos ante una libreta de direcciones y calendario on-line que tiene la particularidad de sincronizar los datos con el teléfono móvil, siempre que sea de una de las marcas y modelos con los que es compatible, que son muchos.
Se puede utilizar como copia de seguridad del contenido del teléfono y, además, al sincronizarlo, conseguiremos que sea nuestro móvil el que nos avise de los eventos del calendario. Éste admite más o menos las mismas opciones que el de Google.
Google Calendar | Valoración 7,5 | Calidad/Precio 7,5
Contacto: Google
Se organiza por calendarios, de forma que puedes definir uno para el trabajo y otro para casa y ver las citas de ambos sobre la misma pantalla pero con distintos colores.
Los calendarios se pueden compartir para que otros usuarios vean (parte de) tus citas, invitaciones, etc.
Es factible configurar el e-mail y el móvil para recibir avisos por correo y SMS: y, si proporcionamos nuestra localidad a la herramienta, nos informa de la previsión del tiempo.
Para la función de contactos recurre a Gmail.
Yahoo! Agenda | Valoración 8,2 | Calidad/Precio 8,2
Contacto: Yahoo
La oferta del buscador americano es más sobria que la de Google y va integrada en el correo web. Propone un único calendario (en un solo color azulón) y los avisos llegan por e-mail o a través de la mensajería instantánea de Yahoo! Messenger, pero no por SMS.
Tiene la ventaja de tener los contactos y las tareas en una única página web con pestañas que nos permiten navegar entre ellos cómodamente.
Eso sí, la publicidad abunda y llega a ser algo molesta.
Zyb | Valoración 9,3 | Calidad/Precio 9,3
Contacto: Zyb
Parte de la misma idea que su competidor Anywr en cuanto a que permite sincronizar el móvil, manejar varios calendarios y gestionar una lista de contactos.
La tecnología para llevarlo a cabo es la misma que la de éste, por lo que ambas webs admiten los mismos modelos de teléfono.
Adicionalmente, permite subir fotografías a Internet desde el PC o directamente desde el móvil, enviando un MMS a un número de teléfono asociado a la cuenta del usuario.
Como en toda red social, las fotos, citas y contactos se pueden compartir.
Agendas convencionales
Astonsoft EssentialPIM Pro | Valoración 7,5 | Calidad/Precio 9,1
Contacto: Astonsoft
Gestor personal estándar con un aspecto que recuerda al de Microsoft Outlook y con los módulos habituales de calendario, contactos, tareas y notas.
Existe una versión gratuita con funcionalidades básicas y una versión Pro con características avanzadas de sincronización con Pocket PC, Outlook y Google Calendar o cifrado de datos y que es la analizada en este artículo.
Puede instalarse en el ordenador y en llavero USB. La interfaz es intuitiva, agradable y fácil de usar. Las vistas en árbol pueden permitirnos manejar con comodidad, y diferenciándolos adecuadamente, el entorno profesional y el personal.
En cambio, se echa en falta un cliente de correo electrónico.
EBP Agenda personal | Valoración 7,4 | Calidad/Precio 8,5
Contacto: EBP
Una agenda personal quizás demasiado completa que, incluso, incorpora procesador de textos y hoja de cálculo.
De entre sus funciones destacan algunas como la sincronización de la agenda de contactos con Pocket PC, la posibilidad de programar avisos de tareas o citas que desencadenen llamadas telefónicas o enviar SMS.
Por su parte, la privacidad se encuentra bien cuidada y resuelta, solicitando una clave de acceso inicial y encriptando la información cuando el usuario abandona el programa.
Como puntos negativos destacaríamos una interfaz algo recargada, que no dispone de cliente de correo electrónico y que no se sincroniza con Outlook.
Fundación Mozilla Thunderbird | Valoración 9,2 | Calidad/Precio 9,2
Contacto: Fundación Mozilla
Es originalmente un cliente de correo y una agenda de contactos; no obstante, con el complemento Lightning 0.9 se convierte en la perfecta herramienta con la que gestionar nuestro tiempo.
Las funciones que implementa son prácticamente las mismas que las de Microsoft Outlook, desarrollo del que puede importar todos los datos.
Cabe la posibilidad de descargar la aplicación también en versión portátil, lo que nos permite llevar todos nuestros datos en un pendrive y no dejarlos a disposición de aquellos usuarios con los que podemos compartir el uso de nuestro ordenador.
El hecho de ser gratuita y, a la vez, estar respaldada por la Fundación Mozilla, la convierten en una magnífica elección.
Microsoft Outlook 2007 | Valoración 9,5 | Calidad/Precio 6,5
Contacto: Microsoft
Outlook no es cualquier agenda, sino que podríamos decir que se trata de la agenda con mayúsculas, la referencia con la que se miden todos los demás programas.
Ofrece todas las funcionalidades completas y que son habituales en este segmento, es decir, cliente de correo electrónico, calendario, agenda de contactos y tareas.
En entornos empresariales, es la solución más escalable y la que proporciona características multiusuario más avanzadas, como la posibilidad de concertar reuniones, por poner un ejemplo.
Lamentablemente, no se vende por separado, sino que se incluye en las distintas versiones de Microsoft Office.
En este caso, se ha analizado la versión Standard 2007, por lo que, en el precio de 79,99 euros, incluye, adicionalmente, Word, Excel y PowerPoint.
Conclusiones
Elige según tu estilo de vida
Cada una de las utilidades analizadas han sorprendido positivamente por su robustez, facilidad de uso y compatibilidad que existe entre ellas, que nos permite pasar los datos de uno a otro gestor con mayor o menor esfuerzo. Eso sí, hemos de tener presente que se organizan en dos grandes grupos: programas convencionales o servicios on-line. Por tanto, la elección depende de nuestro estilo de vida, es decir, del tiempo que pasamos ante el ordenador, de la disponibilidad de Internet...
Servidos desde la Web
Los programas on-line son más adecuados cuando utilizamos múltiples ordenadores o cuando nos relacionamos con nuestros amigos a través de ellos, porque el componente de red social que incorporan es alto, sobre todo en Anywr y Zyb.
Obviamente, con ellos estamos supeditados a la disponibilidad de conexión a la Red.
Otro inconveniente es la privacidad, pues cualquiera que conozca nuestro usuario y contraseña tendría acceso a todos nuestros contactos...
De todos los servicios on-line analizados el más escueto es el de Yahoo!, pero también es muy compacto y fácil de usar. Su principal limitación es que sólo tiene un calendario, mientras que los demás permiten definir más de uno (para apuntar citas de trabajo, ocio, etc.), visualizarlos
todos al tiempo en distintos colores y compartirlos.
El más popular de esta tanda, por su parte, es Google Calendar, cuya interfaz es más cómoda y permite compartir, exportar e importar calendarios con facilidad, incluyendo la posibilidad de enviar SMS al móvil para avisarnos.
Ahora bien, si lo que queremos es sincronizar con nuestros dispositivos móviles, Anywr y Zyb permiten hacer un backup de nuestro teléfono para gestionar nuestra agenda y los contactos en el ordenador y luego traspasar los datos al teléfono.
Entre los dos, mejor escoger Zyb por sus funciones adicionales de importar calendarios Google sin descargarlos previamente a nuestro PC, subir fotos a la web desde el ordenador, el móvil sincronizado o mandando un MMS a un número de teléfono (del extranjero, ojo con las tarifas).
Opta por lo tradicional
Los programas clásicos son más parecidos a una agenda de sobremesa de toda la vida. La principal ventaja es su potencia y rendimiento, que no depende de la velocidad de la ADSL o de la saturación de la red corporativa, pero sí del equipo dónde estén instalados.
De ahí que sea importante la sincronización con PDAs y móviles, uno de los aspectos en los que mayores diferencias se encuentran.
Si en el trabajo utilizamos Outlook, no hay duda, lo mejor es que inviertas el dinero en un PDA y lo sincronices con el PC de la oficina. Ahora bien, si tienes que comprar la aplicación, quizás Outlook se salga del presupuesto...
En este caso, opta por Thunderbird o EssentialPIM, compra recomendada, que destaca por su interfaz sobria, pero agradable (un calco de Outlook), por la versión portátil que ofrece y porque aventaja a las demás en compatibilidad.
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